Gestión documental para empresas
Es importante trabajar con orden, eficiencia y precisión, por lo que ya no basta con almacenar archivos en en carpetas o enviar emails. Tu información es un activo de enorme valor y si no está organizad y optimizada, te puede llegar a frenar.
Nuestra gestión documental para empresas es perfecta si necesitas centralizar información, automatizar procesos, minimizar errores y trabajar con un flujo documental fluido, moderno y seguro. Y lo hacemos a través de nuestras soluciones informáticas enfocadas en la automatización, usabilidad y un acompañamiento profesional continuo.
Cómo funciona nuestra empresa de gestión documental
El enfoque de nuestra gestión documental para empresas es modular, escalable y adaptable a tus propios procedimientos internos. Así es cómo trabajamos.
1. Analizamos tu situación actual
Antes de implementar nada, estudiamos:
- Cómo gestionas los documentos
- Dónde se almacenan
- Qué flujos siguen
- Qué pasos dependen de tareas manuales
- Qué formatos utilizas
- Qué procesos fallan
- Qué áreas generan más cuellos de botella
2. Diseñamos un sistema documental a medida
Diseñamos un ecosistema que:
- Organiza tus archivos
- Automatiza procesos clave
- Integra tus aplicaciones actuales
- Facilita el acceso seguro y ordenado a la información
3. Digitalizamos, clasificamos y ordenamos
Para una gestión documental para empresas de calidad hay que hacer de forma profesional una clasificación y etiquetación de toda la información, así como relacionarla, versionarla y dejarla preparada para su uso inmediato. Nos encargamos de:
- Estructurar las carpetas según tus flujos reales
- Aplicar metadatos y etiquetas
- Garantizar trazabilidad
- Asegurar la gobernanza documental
- Mantener un orden claro y sostenible en el tiempo
4. Creamos flujos automáticos para cada documento
Nuestras automatizaciones te liberarán del trabajo manual más repetitivo, como la aprobación de documentos, notificaciones automáticas, validaciones internas, control de versiones, almacenamiento inteligente y ejecución de procesos según reglas definidas.
5. Unificamos todo tu entorno digital
Independientemente de tus herramientas (ERP, CRM, apps, almacenamiento en nube, software propio…), tu documentación tiene que estar conectada para ser eficiente.
Como empresa de gestión documental integramos este sistema con: plataformas web, apps internas, bases de datos, herramientas de firma, programas contables, software de RRHH, portales de clientes y proveedores. Es una gestión documental para empresas completa y profesional.
Ventajas de nuestra gestión documental para empresas
Orden
Todos los documentos, organizados, clasificados y disponibles sin perder tiempo buscándolos.
Ahorro de trabajo
Te quitas tareas manuales como copiar archivos, renombrar documentos, descargar justificantes, pedir aprobaciones y ordenar versiones, entre otras.
Acceso seguro y controlado
Define quién puede ver, editar, aprobar, compartir, firmar o eliminar documentos. Seguridad avanzada y permisos personalizados.
Ahorro de trabajo
Te quitas tareas manuales como copiar archivos, renombrar documentos, descargar justificantes, pedir aprobaciones y ordenar versiones, entre otras.
Reducción de errores humanos
Al automatizar flujos, no habrá duplicados, documentos mal archivados, versiones incorrectas, pasos omitidos.
Información siempre disponible
Desde cualquier equipo, lugar o usuario autorizado.
Trabajo colaborativo más ágil
Equipos que comparten, editan y revisan documentos sin confusiones ni retrasos.
Aceleración del trabajo interno
Cuanto menos tiempo dedicas a buscar o gestionar documentos, más tiempo tienes para vender, producir, analizar y crecer.
Gestión documental para empresas a tu medida
Nuestra gestión documental para empresas se adapta a tu tamaño, se integra con tus herramientas, respeta tus flujos internos y se ajusta al nivel de automatización que quieras implementar. Por lo tanto, no importa si eres una pyme, empresa en expansión o una organización de varios departamentos, creamos un sistema documental eficiente, seguro y escalable.
Aprovecha la gestión documental y deja tareas repetitivas
La gestión documental para empresas consiste en automatizar, por lo que aquí te explicamos cómo nuestro servicio sustituye el trabajo manual por procesos automáticos que aumentan tu productividad.
Crea automáticamente documentos
¿Utilizas contratos, presupuestos, fichas, partes, informes o documentos que siempre siguen un patrón?
Entonces estás perdiendo horas 100% al tener que generarlos manualmente. Creamos plantillas inteligentes que generan documentos completos automáticamente a partir de:
- Formularios.
- Datos del CRM.
- Campos internos.
- Integraciones con otras apps.
- Flujos automáticos.
Gestiona flujos de trabajo
Un documento nunca es un documento aislado, forma parte de un proceso. Nuestro sistema crea flujos tan detallados como necesites:
- Aprobaciones secuenciales
- Validaciones automáticas
- Envío entre departamentos
- Notificaciones instantáneas
- Aplicación de etiquetas
- Archivado final en la carpeta correcta
Acelera tus trámites con los formularios web
Los formularios web dinamizan tu empresa porque capturan información estructurada, crean documentos en segundos, inician flujos automáticos, reducen errores manuales, permiten trabajar sin papel y facilitan la trazabilidad.
Por ejemplo: formularios para clientes, partes internos de empleados, solicitudes automáticos, formularios de incidencias, pedidos o consultas. Todo queda registrado, ordenado y vinculado al documento correspondiente.
FAQs sobre la gestión documental para empresas
¿Qué es un gestor documental en una empresa?
Un gestor documental es un sistema informático diseñado para:
- Almacenar
- Organizar
- Clasificar
- Automatizar
- Versionar
- Proteger documentos
¿Cuáles son las funciones de la gestión documental en las empresas?
Las funciones principales son:
- Clasificar correctamente la información
- Mejorar la accesibilidad
- Garantizar la seguridad
- Almacenar versiones sin perder historial
- Automatizar flujos internos
- Digitalizar procesos manuales
- Facilitar el trabajo colaborativo
- Cumplir normativas legales
- Optimizar tiempos de gestión
¿Qué es una empresa de gestión documental?
Una empresa de gestión documental es una organización especializada en:
- Implantar sistemas documentales
- Automatizar procesos
- Digitalizar documentos
- Estructurar información
- Integrar herramientas externas
- Ofrecer soporte continuo
En nuestro caso, además, combinamos gestión documental con automatización, tecnología y soluciones informáticas avanzadas.
¿Qué KPIs implementamos en la gestión documental?
Los KPIs son fundamentales para medir la eficiencia real del sistema documental. Estos son los indicadores clave que utilizamos y que más impacto generan:
- Tiempo de búsqueda en un documento. Mide cuánto tardan los empleados en encontrar un archivo. Después de implementar el sistema, esto se suele reducir hasta más de un 50%.
- Tiempo de procesamiento de un documento. Evalúa la rapidez con la que un documento se genera, aprueba, valida y se archiva.
- Reducción de errores manuales. Cuantifica los fallos documentales antes y después de la automatización.
- Nivel de automatización alcanzado. Mide qué porcentaje del proceso ya no depende del trabajo humano.
- Tasa de cumplimiento de plazos. Indica el porcentaje de documentos que se gestionan dentro del tiempo previsto.
- Ahorro económico por automatización. Se calcula comparando horas de trabajo manual antes, horas necesarias con el sistema, coste por empleado, rentabilidad obtenida.
- Nivel de accesibilidad y disponibilidad. Analiza si los usuarios pueden acceder a la información sin esperas, sin bloqueos, sin duplicados y sin perder tiempo.